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Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc dédié » un espace pour les entreposer, voir bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin de compte, et si la bonne question à se poser n’était pas comment gérer l’ensemble de mes archives plutôt que de les stocker passivement ? Voici quelques conseils pour bien choisir une solution de stockage… et plus, si affinités. DEVIS ARCHIVAGE Quelle différence entre stockage et l’archivage ? Stocker des archives revient à les entreposer dans un espace, au sein ou en dehors des bureaux de l’entreprise, dans un autre local suffisamment grand pour Recevoir de nouveaux documents versés périodiquement Les rendre suffisamment accessibles Les protéger des dégâts environnementaux NB Il arrive que les documents sensibles soient conservés dans des coffres-forts ou chambres fortes afin d’être conservés en l’état et éviter tout risque de vol, de perte ou de détérioration. Quant à l’archivage, il ne consiste pas seulement à stocker les documents. Il permet de les classer et les ranger de manière à ce que chaque document soit répertorié, et donc facilement retrouvé, en cas de Consultation régulière ou non Contrôle par l’administration Litige devant les tribunaux Il s’avère donc capital pour une organisation de disposer, d’une manière ou d’une autre, en interne ou en externe, d’un local dédié. 1ère solution aménager un local en interne ? Autant le dire tout net, pour la plupart des entreprises, aménager un véritable local d’archivage en interne peut s’avérer une tâche difficile, voire insurmontable. Pour conserver durablement les archives, il convient de s’équiper de mobilier adapté, mais aussi de mesures de sécurité et de qualité de l’espace si l’on veut éviter que les documents papier ne se dégradent. Les locaux où sont entreposés les documents doivent remplir des conditions de conservation des plus optimales une température d’environ 18°, à l’abri de la lumière et de l’humidité. Le choix des étagères, armoires de rangement, conteneurs de stockage et toutes l’installation du local doit être fait dans ce sens et afin de pouvoir stocker l’ensemble des documents, quelle que soit leur nature classeurs, dossiers, cartons, caisses, films, négatifs… Quelles sont les contraintes d’un local d’archives digne de ce nom ? Voici quelques conseils pratiques pour stocker dans de bonnes conditions. Selon les recommandations des archives de France, il convient tout d’abord d’entreposer les documents dans un endroit proposant un résistant charge de 900 kg/m². Dans le cas d’un rayonnage mobile, la dalle doit pouvoir supporter des charges plus importantes, de l’ordre de 1300 kg par m². Pour le choix du rayonnage, il est préférable d’opter pour des étagères métalliques, le bois étant fortement déconseillé, car sujet aux risques d’incendie ou de détérioration. Le métal en revanche doit résister à la corrosion. Exemple de local à proscrire photo du Cdg01 qui a préparé un dossier très clair sur le sujet Photo du Cdg01 Un autre exemple de local d’archivage que l’on ne devrait plus jamais voir ! Lorsqu’une entreprise n’accorde pas le soin et la place que méritent ses documents, voilà ce que ce cela donne. La ventilation est aussi à prendre en compte. En effet pour garantir une bonne ventilation dans le local de stockage, le rayonnage ne doit aller jusqu’au plafond. L’isolation est aussi à prévoir, afin d’éviter de trop grandes variations de température. Pour les archives physiques, la température conseillée et de 18° C. En hiver, le stockage doit donc être ventilé et chauffé. Enfin, le local d’archive doit être aménagé de manière à prévenir tout type de risque. Il doit protéger les archives du feu à l’aide d’une protection incendie adéquate. Pour éviter toute propagation de feu, il doit être équipé des murs et portes coupe-feu. Pour les risques d’inondation, aucune canalisation ne doit passer dans le local de stockage. Il est également préférable de ne pas stocker les archives dans un cave ou autre endroit trop exposé à l’humidité. Photo du Cdg01 Voici différents points à prendre en compte parmi de nombreux autres pour concevoir un local ou un espace d’archivage digne de ce nom et qui garantisse une conservation dans des conditions correctes. Comme on l’a vu, il ya de grandes difficultés et de fortes contraintes à concevoir un local qui réponde aux exigences en termes d’archivage. Ceci explique l’intérêt pour les entreprises en manque de surface ou ne disposant pas de suffisamment de ressources pour garantir ces installations, de se tourner vers des sociétés spécialisées en location de box pour un usage professionnel. 2ème solution la location d’un box ? De plus en plus de sociétés spécialisées dans la location de box, proposent des solutions logistiques adaptées aux divers besoins des entreprises. Bien que disposant le plus souvent d’offres dédiées à des particuliers avec des box pour y entreposer des meubles et autres objets encombrants, ces sociétés ont développé des offres aux professionnels en recherche de place. Il était en effet naturel qu’elles élargissent leurs offres, et donc leur marché, en proposant d’y entreposer les documents de l’entreprise. Allez-vous stocker les archives de votre entreprise en louant un box ? Par Spart sur Wikipedia français — Transféré de à Commons par Bloody-libu utilisant CommonsHelper., Domaine public, Lien Afin de garantir un stockage adapté aux besoins et surtout aux coûts de stockage, il existe une procédure type pour bénéficier aux meilleurs prix des solutions de self-stockage. Voici les 4 étapes principales à suivre Déterminer la taille ou le volume de stockage Effectuer les réservations de l’espace de stockage en ligne Emballer les affaires et produits à stocker Stocker Des prestations personnalisées sont proposées comme Faciliter l’accès Fournir des box de stockage adaptés aux types de documents et à leurs volumes de stockage Surveillance des gardes meubles 24 heures/24 ; 7 jours/7 Garantir une réception et un entreposage de qualité Bon à savoir Le prix d’un garde-meuble en location varie selon l’endroit où réside le centre de stockage, le procédé d’entreposage choisi, le volume à stocker. Voici des tarifs donnés à titres indicatifs prix selon le volume et pour un mois Surface m2 du box ou conteneur Volume m3* du box ou conteneur Prix € Paris Province 1 – 2 2,5 – 4,5 70 à 150 50 3 – 4 7,5 – 10 150 à 200 100 5 – 6 12,5 – 15 200 à 300 150 7 – 8 17,5 – 20 300 à 350 170 9 – 10 22,5 – 25 400 à 450 150-200 11 – 12 27,5 – 30 400 à 550 300 18 45 850 – 20 50 940 – 30 75 1400 – 40 100 1900 – Quelles sont les différences entre le self-stockage et le garde-meuble ? Le garde-meuble permet de garder les documents généralement sous forme de cartons dans un container scellé et sécurisé contre les intrusions et autres risques de perte ou de dégradation. Toutefois, l’accès aux documents n’est pas aisé et demande au préalable une prise de rendez-vous qui peut être facturé en plus. Le garde-meubles est une solution pour un stockage sur une longue durée et si vous êtes certain de ne pas avoir à consulter les documents. Le self-stockage, comme son nom l’indique, permet davantage de flexibilité, de facilité et de rentabilité quant au contrôle et à la gestion des dossiers ainsi conservées. Chaque client peut aménager ses rangements comme il le souhaite. Il bénéficie également d’un libre accès à ses unités de stockage, selon les heures d’ouverture du centre de stockage. Enfin la durée de location reste modulable. Spécificités du garde-meubles Spécificités du Self-stockage Vos cartons sont conditionnés dans un container scellé et placé dans un entrepôt sécurisé. C’est vous qui effectuez les opérations de dépôt, avec vos propres moyens et devez organiser l’espace comme vous le souhaitez. Lorsque vous devez consulter un dossier précis, il vous faut en faire la demande pour le récupérer et cela représente parfois un coût. Vous disposez d’un libre accès à l’unité de stockage souvent 7 jours sur 7, selon les horaires du site. Vous avez souscrit à un contrat pour une durée fixée à l’avance. Vous pouvez réserver et modifier la surface transférant le contenu d’un box vers un autre et la durée de location selon le contrat. La location de box solution réaliste pour vos documents d’entreprise ? Les sociétés proposant la location de box sous forme de garde-meuble ou self-stockage s’efforcent de répondre pleinement aux contraintes de coût et de surface utilisable. Ce sont d’excellents services pour stocker meubles et autres objets, pour les particuliers, mais aussi pour les professionnels. Certaines d’entre elles ajustent même leurs prestations en demandant à leurs clients de ne payer que le volume réellement occupé. Ainsi, ils peuvent choisir l’espace dont ils ont réellement besoin ou encore la durée de location. La souplesse des espaces de stockage est un vrai plus. Pour une satisfaction maximale, des services supplémentaires sont parfois proposés, tels que la fourniture d’accessoires d’emballage par exemple. Si le garde-meuble ou le self-stockage sont des solutions pratiques, encore faut-il faire le bon choix du prestataire spécialisé dans ce domaine. Cela va dépendre des raisons qui poussent l’entreprise à vouloir entreposer à l’extérieur un déménagement, un local et des bureaux trop petits, une inquiétude sur la sécurité des documents en interne etc., il y a bien des raisons de vouloir stocker hors de ses propres locaux d’entreprise. Dans tous les cas, ce choix est motivé par un manque de place pour aménager un espace stockage dans les locaux de l’entreprise. Que penser des solutions de self-stockage ou de garde-meuble ? Certains dirigeants souhaitant disposer d’un espace privatisé en dehors de leurs locaux, envisagent parfois de louer un box auprès de services de self-stockage ou garde-meuble de manière temporaire ou permanente. Cette solution apparait sur le papier comme un moyen pratique et économique. En réalité, même si dans certains cas déménagement d’entreprise par exemple, et encore…, il est possible de tirer avantage de cette solution souple et économique, il faut y regarder à deux fois pour être certain que ce soit la meilleure solution pour votre entreprise. Stocker ses archives dans un box loué, est-ce la solution ultime pour ses documents d’entreprise ? Rien n’est moins sûr. Loin de nous l’idée de décrier les services, souvent sérieux, de ces spécialistes self-stockage et garde-meuble, qui ont de nombreux avantages pour les meubles et autres encombrants. Force est de constater qu’ils ne sont souvent pas du tout adaptés aux besoins d’archivage. Pourquoi ? Tout simplement parce que la gestion des archives est un métier, et que ce n’est pas le leur. Il n’y a d’ailleurs pas de confusion possible, les offres ne proposent rien d’autres que de stocker les archives ». Si vous souhaitez tout de même utiliser ces services, attention à sélectionner soigneusement les offres et bien analyser les garanties proposées en particulier les conditions de sécurité. En tant qu’archivistes professionnels, nous nous devons de mettre en garde les entreprises qui seraient tentées par ces solutions de la nécessité impérative de gérer leurs archives », et pas seulement de les entreposer. On ne le répétera jamais assez stocker n’est pas archiver ! Conclusion et si vous externalisiez vos archives auprès d’un spécialiste ? Archivage de documents dans les entrepôts Arcalys Après avoir renoncé à construire un espace en interne, certaines entreprises font appel à des services tels que le self-stockage. C’est d’autant plus compréhensible dans les grandes agglomérations ou les zones où le prix du mètre carré est élevé Paris et région parisienne en tête. Le self-stockage apparaît alors comme une solution simple et économique. Toutefois, comme on l’a montré, ce procédé ne permet pas une gestion complète des archives. Souvent, certains décideurs on écarté cette dernière solution qui consiste à faire appel à des tiers-archiveurs. Il s’agit pourtant de la meilleure réponse à leurs besoins, apportant les meilleures garanties sur tous les plans. Pourquoi ne pas avoir consulté les professionnels du secteur de l’archivage physique ? Uniquement en raison de l’idée qu’ils se faisaient du coût de tels services ! Nombreux sont ceux qui ont estimé que leur entreprise ne pouvait se permettre de tels investissements. D’autres, on raisonné autrement, se convaincant que le peu de volume de documents ne justifiait pas de recourir à ces professionnels. Ces idées reçues sont préjudiciables car elles empêchent ces organisations d’accéder aux services dont elles ont pourtant besoin. Cela ne coûte rien de lancer quelques devis pour se faire une idée des prestations et de leurs coûts. Et si l’archivage de vos documents ne vous coutait pas plus cher que leur stockage dans des conditions hasardeuses ? Les entreprises ont tout à gagner à faire appel à ce type de service. Surtout si le fait de confier leurs archives n’est pas plus coûteux au final lorsqu’on a déduit le temps passé à gérer soi-même son archivage et tous les aléas associés à cela. En plus d’être stockées en sécurité, leurs archives seront conservées et gérées selon leur cycle de vie et dans le respect de la réglementation. Des offres complètes et à des prix raisonnables sont ainsi proposées Audit des volumes d’archives Création et mise en œuvre d’un plan de classement Transfert des archives Restitution des archives à la demande Prise en charge de la destruction des archives Etc Alors, qu’attendez-vous pour demander une estimation, et comparer ? DEVIS ARCHIVAGE Lire aussi Vous cherchez un local pour stocker vos archives ?

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Une panne peut survenir à tout moment dans votre système de froid commercial, notamment lorsque la maintenance de l’équipement a été négligée ou en cas d’usure. Or, vos marchandises risquent de pourrir plus vite avec la rupture de la chaîne du froid. Cela se traduira forcément par de lourdes pertes. Il est donc primordial de réparer la panne de vos chambres froides ou meubles frigorifiques. Les signes d’une panne au sein d’une chambre froide Lorsqu’une machine de production de froid telle qu’une chambre froide tombe en rade, la température peut monter subitement, favorisant ainsi la prolifération des bactéries. Il en résulte que les denrées et produits alimentaires ainsi que les marchandises qui y sont stockés deviennent insalubres et impropres à la consommation. Les pannes les plus fréquentes qu’on rencontre dans un système de froid commercial concernent les éléments du groupe frigorifique pour ne citer que le manque de gaz, la panne du ventilateur, l’encrassement ou la prise en glace de l’évaporateur, etc. Elles peuvent aussi apparaître quand la porte de la chambre froide n’a pas été fermée correctement ou que les produits ont été mal rangés ou bien encore que le régulateur a été mal paramétré. Exemples de pannes de système de réfrigération ou de congélation À quel moment faut-il procéder à une vérification et un dépannage ? D’abord, vous devez vous montrer attentif aux signes de défaillance de votre système de froid commercial, en voici quelques exemples Panne d’éclairage. Arrêt brusque du bruit de la chambre froide et du groupe. Moteur du groupe hors fonctionnement. Ronflement durant quelques secondes, puis silence du groupe. Bruits bizarres au démarrage ou à l’arrêt du groupe. Groupe frigorifique qui marche plus que d’habitude ou non-stop. Arrêt de la production du froid dans la chambre froide. Chambre froide qui disjoncte souvent ou sans arrêt. Excès de givres ou de glace. Présence de blocs de glace sur l’évaporateur. Présence d’eau au niveau des parois, du plancher, des compartiments… Quand un dépannage professionnel est-il nécessaire et que faire ? Si l’éclairage est éteint et que la chambre froide et le groupe sont totalement silencieux, il se peut que le problème soit lié à l’alimentation générale. Dans ces cas, le premier geste à faire est de vérifier l’ensemble du câblage électrique et la présence de tension. Si vous ne pouvez résoudre les éventuelles anomalies constatées, vous pouvez contacter un professionnel. Quand la panne touche visiblement l’un des composants du groupe frigorifique qui rappelons-le, est le cœur du système de froid à usage commercial ou industriel, il vaut mieux faire appel à un frigoriste certifié. Faites venir le technicien au plus vite en cas de dysfonctionnement du compresseur, du condenseur, du thermostat, de l’évaporateur, etc. En attendant son intervention, videz le contenu et transférez-les dans des installations frigorifiques de manière à éviter la rupture de la chaîne du froid. Les différents types de pannes d’une chambre froide Le diagnostic de la panne permet d’identifier son origine et d’effectuer la réparation dans le délai réglementaire de quatre jours. Les pannes de système de froid commercial et industriel peuvent être classées en 8 grandes familles Détendeur trop petit basse pression faible, grande surchauffe, faible puissance du détendeur et/ou de l’évaporateur, température d’aspiration élevée. Le manque de charge basse et haute pression faible, sous-refroidissement également très faible, surchauffe, cycle compresseur court, rendement faible La prédétente dans la ligne liquide basse pression faible, grande surchauffe, différence de température à l’entrée et à la sortie de l’accessoire de la ligne liquide en cause. Évaporateur trop petit basse pression faible, légère surchauffe, production frigorifique également faible. Compresseur trop petit haute pression faible, production frigorifique peu suffisante, fonctionnement non-stop du compresseur. L’excès de charge haute pression et sous-refroidissement élevés, test des incondensables négatif, intensité du compresseur également élevée. Les incondensables haute pression haute. Condenseur trop petit haute pression élevée, sous-refroidissement faible. Selon la ou les sources de la panne, le frigoriste peut avoir besoin d’entretenir ou de remplacer un élément de votre système de froid commercial auprès des fabricants. Friga-Bohn est considéré comme une référence dans ce domaine. Les produits et les pièces de rechange disponibles chez cette marque sont d’une qualité exceptionnelle et certifiés d’origine. Ils s’adaptent à tous les systèmes de réfrigération. Vous pouvez aussi confier à ses techniciens Friga-Bohn la maintenance et l’entretien de vos installations pour minimiser les risques de panne, optimiser leur durée de vie et éviter les dépenses en réparation.

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